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Cuentas Complementarias y por Orden - Monografía



 
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Clasificación. Nomenclatura. Movimientos. Presentación. Documentos descontados. Endosados. Pasivo de contingencia. Informe. Contaduria



INTRODUCCIÓN



La  nueva contabilidad actual ha adquirido diversas cuentas que puedan ayudar al registro y al mejor control de los recursos con los que cuenta la empresa.

En  varias ocasiones nos hemos encontrado con esa cuestión de que personas ajenas nos endosan un cheque  par el cobro  de este, ya sea por una deuda, compra, et.

Los documentos endosados y descontados son nuevos  conceptos que se deben de adquirir para su utilización en registro contable.
Estos documentos pueden ser llevados dos registros contables de  los cuales serán  desarrollados  dentro de  este trabajo de investigación.

Cabe destacar que este trabajo solo  es una pequeña investigación para entender  un poco más sobre estos procedimientos y cuales son los conceptos más importantes, así como  ejemplos claves que puedan ayudar a un más a la comprensión sobre  este primer  tema del  temario  de la materia - contabilidad intermedia-.

OBJETIVOS



- Comprender  y saber como es el procedimiento de documentos descontados y endosados
- Saber en que consisten los procedimientos .
- Conocer realmente lo que es un cuenta de orden.
- Analizar  cuales son los  principios cuentas de orden.
- Conocer  en que consisten las cuentas complementarias.
- Identificar  los conceptos más importantes.

CUENTAS COMPLEMENTARIAS



Es la que  facilita un control o un informe, se elabora como dependiente de otra  principal.

Ejemplo:

Para registrar ventas en moneda extranjera, es necesario hacer la conversión a moneda nacional.  En esta forma es más difícil conciliar los registros de  la  vendedora, que están en moneda nacional con los de la compradora, que son en moneda extranjera, para simplificar tal información es posible dividir la tradicional cuenta de ventas en dos: ventas 1 x 1 y ventas complementarias. En la primera se registra la venta como s el tipo de cambio vigente fuera de un peso pro una unidad de moneda extranjera y en la segunda, la diferencia. Asi una venta de $ 3000, ci su tipo de cambio es de 3 x 1 se registraría:

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EJEMPLO:

Descontamos del banco 6 documentos de 1200 cada uno que nos depositan en nuestra cuenta de cheques cobrándonos 8% de comisión
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El banco nos avisa el buen cobro de dos de los documentos

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El banco nos avisa que no pudo cobrar uno de los documentos y nos lo devuelve debidamente protestado  cobrándonos 200 de gastos de protesto e intereses moratorios

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La cuenta de documentos descontados  y endosados se representa en el balance general restando  la cantidad total de documentos por cobrar, y los documentos protestados sumando a los  documentos por cobrar.
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INTRODUCCIÓN AL TEMA DE CUENTAS DE ORDEN



Cuentas de orden



Lara menciona  que  para entender  más sobre la  teoría de cuentas de orden se debe hacer una  diferencia entre los  valores reales y los valores contingentes:


Valores reales:



Son los que afectan o modifican a las cuentas de balance ( cuentas de activo y pasivo)  y resultados ( ingresos y egresos) de la empresa. Estas se registran en cuentas de activo, pasivo y resultados.


Valores contingentes:



Son  los que  no afectan o modifican el  activo, pasivo o capital, en tanto que la contingencia ( cosa que puede suceder o no suceder) subsiste, pues una vez que se realiza se convierten en valores reales. Estas  se registran en cuentas de orden.


CUENTAS DE ORDEN



Son aquellas  que se emplean para el registro de operaciones que no afectan o modifican el activo, el pasivo o el capital de la empresa, pero  esto no hace un lado de registrarlas en libros, para así consignar los derechos u obligaciones contingentes  que entrañan con fines de recordatorio, para  así controlar algunos aspectos de la administración.
Las operaciones realizadas por nuestra empresa, cuyos efectos no se reflejan ni directa, ni inmediatamente, en su situación financiera o en los resultados de las operaciones realizadas, no se registran en cuentas de  balance o en cuentas de resultados, si no en cuentas  que estableceremos especialmente para el control contable.

Cuentas  de orden son el relato y computo de los aumentos y disminuciones que identificamos en concepto relacionados con operaciones realizadas por nuestra empresa, cuyos  efectos financieros no modifican por sí mismos ni su situación financiera ni los resultados de las operaciones realizadas.


Registran:



Son cuatro los casos concretos en que deben establecerse estas cuentas:

Bienes de terceros, cuyo registro es necesario por razones operativas y para su control con los resultados de recuentos físicos;
Contingencias por las que no se ha computado variación patrimonial alguna, incluyendo las que podrían derivarse de siniestros que afecten a los bienes de terceros
Para registrar  la emisión de valores cuyo pago se tenga que hacer en efectivo o por compensación de  servicios, como en los casos de emisión de billetes de banco, emisión de billetes de lotería, emisión de bonos, planillas  o boletos en las compañías de transporte.
Registrar las operaciones por duplicado, con objeto de control desde otro punto de vista, ya se como la depreciación de los bienes de activo fijo se registra a tasa diferente de la que marca la Ley de Impuestos sobre la Renta, para controlar, tanto el precio de costo real, como el precio  alzado de  las mercancías en  consignación.

A estas también se  les puede  reconocer con otros nombres, tales como:

- Cuentas de movimientos compensados
- Cuentas  de saldos compensados
- Cuentas de saldos correlativos
- Cuentas  de  memorando
- Cuentas de registro.

Las cuentas de orden en otros países se denominan cuentas memorando.
Para insertar estas anotaciones en un método de registró por partida doble, se utiliza un par de cuentas por cada concepto.

Por lo tanto:

1.    Hay cuentas de orden deudoras y acreedoras;
2.    Los saldos de las cuentas deudoras deben aumentar (o disminuir) al unísono con los de las cuentas acreedoras;
3.    El total de los saldos deudores debe coincidir con el total de los saldos acreedores, ya que ambos se refieren a las mismas cosas.

CLASIFICACION DE LAS CUENTAS DE ORDEN



En el balance general se clasifican:


- Valores ajenos:



Pertenece el  importe total de los valores y bienes ajenos que se reciben. Las cuales   son mercancías propiedad de  terceras personas ( comitentes) que recibimos para venderlas en su nombre y por su cuenta (comisión)

- Valores contingentes:


Esta formado  por el importe total de los derechos y obligaciones contingentes, así como la emisión de obligaciones.
Endoso y descuentos de documentos
Seguros y fianzas contratados

- Cuentas de registro:



Esta formado por el importe total de las operaciones, en donde están asentadas, su registro  se duplica con fines de control desde un punto de vista distinto. Depreciación y amortización calculadas conforme a limites fiscales.
Sobreprecio de mercancías que  enviamos a  terceras personas (comisionistas) para su venta en consignación.

Para  facilitar su movimiento e interpretación las cuentas de orden se clasifican teniendo por base las mismas reglas  que rigen  a las cuentas de activo, pasivo y capital,  surgiendo los siguientes grupos:

- Cuentas de orden de activo
- Cuentas  de orden de pasivo
- Cuentas de orden de  resultados de deudores  (egresos)
- Cuentas de orden de resultados acreedores ( ingresos)


NOMECLATURAS DE LAS CUENTAS DE ORDEN



Los nombres o títulos de las cuentas de orden deben dar una  idea clara y precisa de las operaciones que  en ellas se registran, con el fin de  interpretar fácilmente su objeto y movimiento.
Deben de llevar un arreglo al sistema de contabilidad de la partida doble, estableciéndose dos grupos una de la deudora  y una segunda de  forma acreedora.

-    El nombre que se le asigne a las cuenta de orden deudora debe ser  distinto de la de la acreedora, pero  semejante  entre sí:

- Mercancías en comisión y consignación recibidas
- Documentos endosados y endoso de documentos
- Documentos descontados y descuentos de documentos

-    También se  acostumbra asignar  a esta cuenta de orden acreedora el mismo nombre que el de la deudora, pero posponiéndole la palabra “contra”.
-    Otra  forma   consiste en agregar el nombre de la cuenta de orden deudora la  palabra “debe”, y a la acreedora, la palabra “haber”;  ejemplos:

- Mercancías en comisión ” debe” y mercancías en comisión “haber”
- Documentos  endosados “debe” y documentos endosados  “haber”

MOVIMIENTOS DE LAS CUENTAS DE ORDEN



Debido a que se  establecen en grupos de  dos, de las cuales la primera es deudora, y la segunda acreedora, su movimiento es compensado y sus  saldos iguales aunque de  naturaleza contraria, ya que una es deudor y la de la correlativa o contracuenta acreedora.

De los cuales podemos señalar  dos procedimientos para  registralos:

- Directo o paralelo
- Cruzado


Movimiento  directo  o paralelo:



Es cuando en un asiento, tanto la cuenta deudora como la acreedora, son de orden, sin intervenir cuentas de balance.

Movimiento cruzado:



Cuando  en uno de los asientos interviene, como deudora, una cuenta de orden  y como acreedora, una de balance o de  resultados; y cuando en otro asiento aparezca como  acreedora  una cuenta de orden, y como deudora, una de balance o resultados. Después del segundo asiento, las cuentas de orden deberán arrojar saldos iguales.

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Los aumentos:


Mediante un cargo en la cuenta de naturaleza deudora y un abono en la cuenta de naturaleza acreedora.

Las disminuciones:



Mediante un abono en la cuenta de naturaleza deudora y un cargo en la cuenta de naturaleza acreedora.

Saldos:



Debe de ser igual magnitud, aunque diferente naturaleza.

PRESENTACIÓN DE CUENTAS DE ORDEN



Estas generalmente se presentan en el balance general en su calce, o debajo de la suma  del activo y la del pasivo más el  capital, indicando las de  saldo deudor, no así las acreedoras, debido a que su movimiento es compensado y sus saldos numéricamente iguales. Ejemplo:

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La forma más generalizada de presentar las cuentas de orden en  el balance general consiste en agruparlas dentro de la clasificación:  valores  ajenos, valores contingentes y cuentas de registro.

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DOCUMENTOS DESCONTADOS Y ENDOSADOS



Cuando nuestra empresa carece de efectivo para cumplir con el pago de adeudos, puede utilizar los documentos por cobrar como medio de pago, mediante su transferencia a los acreedores, esto es, mediante el ” endoso”   de estos documentos a favor de los acreedores.

Sin embargo, los acreedores pueden no estar  dispuestos y aceptar en pago la cesión de títulos de crédito expedidos por terceras  personas  a favor de nuestra empresa, en cuyo caso, primero tendremos que convertir tales documentos en dinero, lo cual podemos lograr en una institución bancaria mediante la operación denominada ” descuento de documentos”

Endoso:


La trasmisión de  los derechos estipulados en un titulo de crédito
Transmisión de la propiedad de un documento de crédito extendido a la orden a una tercera persona, mediante una declaración escrita en el dorso.
Endoso blanco:  firma al pie o al reverso del documento.
Endoso completo: requiere una serie de datos como lugar, fecha, especificaciones, aclaraciones, condiciones, etc., este endoso se denomina ” endoso completo”.


Descuento:



Es una operación bancaria que consiste en ceder a una institución de crédito” banco”, los derechos estipulados en letras de cambio o pagares, con la finalidad de recibir efectivo antes de la fecha de vencimiento de estos documentos.
El banco cobra a nuestra empresa una determinada cantidad de dinero por concepto de “comisión” y otros  gastos, a la cual también se le denomina ” descuento”.

Responsabilidad contingente:



Es necesario registrar la ” responsabilidad contingente” que se deriva del ” endoso” y el ” descuento” de documentos.

Valor nominal:



Es el valor que el documento tiene escrito o impreso para ser pagado en la fecha de su vencimiento.

Descuento:



Es el interés y comisión de  cobro que las instituciones de  crédito o un particular rebajan del valor nominal de los documentos no vencidos  que el comerciante les trasmite en propiedad.
Este se calcula en base sobre el valor nominal de los documentos y los días que hay entre la fecha en que se lleva al cabo el descuento y la del vencimiento de los mismos. Además, las instituciones de crédito acostumbran descontar una pequeña cantidad por concepto de comisión de cobro.

Valor actual o real:


Es el valor del documento en la fecha en que se  descuenta,  o sea el valor  nominal del documento menos el  descuento.

Una obligación del contingente que se adquiere al endosar un documento de crédito se debe consignar en libros, lo cual se puede hacer en dos formas:

Estableciendo en cuentas  de pasivo de contingencia

Estableciendo cuentas de orden


ESTABLECIENDO UNA CUENTA DE PASIVO DE CONTIGENCIA



La cuenta que se establece se denomina documento descontados o endosados, que se emplea para registrar los  documentos que  se endosan con descuento o sin él, cuyo movimiento y saldo es el siguiente:

Documentos descontados o endosados.



Se abona:



Del valor nominal de los documentos de crédito que se endosan a terceras personas.

Se carga:



Del valor  nominal de los documentos de crédito endosados, que han sido pagados.
Del valor nominal de los documentos de crédito endosados que le sean devueltos al endosante o cedente por no haber endosado o cedente.

Saldo:



El saldo   es acreedora y representa el importe del valor nominal de los documentos de crédito endosados que aún no han sido pagados, y a la vez representa la responsabilidad contingente que  tiene el endosante o cedente.

Esta se representa en el balance general como cuenta complementaria de activo, deduciendo su saldo del que tenga la cuenta de documentos por cobrar.

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Protesto:



Cuando los  documentos se descuentan en una institución bancaria, se le indica con protesto o sin protesto.
Es una diligencia administrativa llevada al cabo por un notario o corredor público titulado, y por medio de la cual se obtiene una constancia plena de que un documento fue presentado en tiempo  y que el obligado dejó de pagarlo  total o parcialmente.

Documentos protestados:


Es una cuenta de activo circulante:

Se carga:


Del valor nominal de los documentos que se protestan


Se abona:


Cuando estos documentos no sean cobrado por el tenedor.

Saldo:



Es deudor  y representa el valor nominal de los  documentos protestados aún no cobrados.

Los intereses moratorios, gastos de protesto, etc. Que ha originado la falta de pago del deudor del aumento, se deben cargar en su cuenta personal, y abonar cuando sean pagados por él.

ESTABLECIENDO CUENTAS DE ORDEN



Endosar un documento se adquiere una responsabilidad contingente, las cuentas de orden  que se utilizan son:

Documentos endosados ( C. O. D. )
Responsabilidad por  endosos ( C. O. A. )

Estas cuentas deben ser compensado y su saldo numéricamente igual, pero de naturaleza contraria.

Movimientos de cuentas de orden:



Al  endosar un documento se carga documentos endosados y se abona responsabilidad por endosos por el valor nominal del mismo.
Al tener conocimiento de que el documento endosado ha sido cobrado, o de que es devuelto por  falta de cobro, se carga responsabilidad por endosos y se abona documentos endosados.
El saldo de estas cuentas se debe presentar al pie del balance general en el  grupo de valores continentes.

Endoso de documentos establecidos cuentas de orden:



Cuando la responsabilidad contingente derivada del endoso de documentos se controla en cuentas de orden, establecemos las cuentas ” documentos endosados” y ” endoso de documentos.”

Descuento de documentos establecidos cuentas de orden:



Cuando la responsabilidad contingente derivada del  descuento de documentos se controla en cuentas de orden, establecemos las cuentas” documentos descontados” y ” descuentos de documentos”.

Endoso de documentos establecidos cuentas  complementarias:



Consiste  en establecer la cuenta documentos endosados como complementarias de naturaleza acreedora, de la cuenta de documentos por  cobrar, registrar en ella el importe de  los documentos endosados, y hasta que efectivamente hayan sido cobrados, registrar la disminución en la cuenta de documentos por  cobrar.

Descuento de documentos establecidos cuentas complementarias:



Consiste en establecer la cuenta ” documentos descontados” como complementaria de ” naturaleza acreedora” de la cuenta de documentos por cobrar, registrar en ella el importe de los ” documentos descontados” y hasta que efectivamente hayan sido cobrados, registrar  la disminución en la cuenta de documentos por cobrar,

CONCLUSIONES



Como se menciono en la introducción, tratamos de ver cuales son los nuevos conceptos que debe de adquirir  un buen contador,  ya que como contadores estas cuentas nos sirven para el control de los valores ajenos a nuestra empresa; además, de llevar ese control  recordatorio ( auxiliares), que no afecten a  la contabilidad que se lleve dentro de la empresa.

Se menciono que existen dos procedimientos para el  registro de documentos descontados y endosados, el cual el más usado es por la cuenta de orden( así comprenderán que  sobre este tema se encuentra bastante información a consideración de las cuentas complementarias) y es que estas cuentas ayudan a registrar valores ajenos, de mercancías y sobre contingencias. Del cual tiene a su vez   un registro  contable también dentro del balance general, previamente registrado en diario, mayor para  así representar su saldos en el Balance general al final de las sumas de activos, pasivos y capital. Que a su vez tienen  las cuentas de orden dos procedimientos para su registro  tal les como el procedimiento cruzado  y el paralelo.

Otro de los aspectos más importantes  que se desarrollaron dentro  del trabajo, es que conocimos las nomenclaturas o  los diferentes  nombres con los que se les puede usar ( ya sea usando una cuenta  tan solo como deudora y la otra acreedora  recalcada con un debe o un haber, inverso o normal el nombre de la cuenta.)

Poco a poco  se comprenderá él  desarrollando  mayor  de estas cuentas que  son tan útiles.


BIBLIOGRAFÍA



Diccionario de Contabilidad
Stephany Paola
Editorial Hermanos Ruiz
México , 2002

Teoria y Practica de Contabilidad
Segundo Curso
Antonio Mendez Villanueva

Segundo  curso de contabilidad
LARA FLORES, Elías
Editorial Trillas

Diccionario de Contabilidad
STEPHANY, Paola
Editorial Hermanos Ruiz

Autor:

Sorjic





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