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Contaduría parte 5 - Monografía



 
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ESQUEMA 5


1. Gastos e Ingresos Acumulados



1.1. Conceptos



a) Activo acumulado o ingresos acumulados:

Se refiere a “las partidas de ingreso devengadas durante el período, pero que todavía no se han cobrado… Como ejemplos de activo acumulado cabe citar las rentas por cobrar y los intereses por cobrar.

b) Pasivo o Gastos Acumulados:

El pasivo acumulado y los gastos acumulados son partidas de gasto en las cuales se incurrió durante el periodo pero que no han sido registradas ni pagadas. Por lo tanto, representan un pasivo al finalizar el periodo… Algunos de los pasivos acumulados más comunes son: intereses por pagar, sueldos y salarios por pagar e impuesto predial por pagar.”

1.2. Características



- Los gastos acumulados:
- representan un pasivo acumulado.
- Gastos incurridos en el pasado.
- No han sido ni registrados ni pagados.
- Los ingresos acumulados:
- representan ingresos devengados durante el ejercicio.
- Aún no han sido cobrados.

1.3. Principios Aplicables



- Período contable
- Realización
- Criterio prudencial

1.4. Ajustes necesarios



- Los gastos acumulados:
—————————————–x———————————————
Gastos                    xxx
Gastos aculados por pagar        xxx

- Los ingresos acumulados:
—————————————–x———————————————
Ingreso por cobrar                xxx
Ingreso                xxx

1.5. Presentación



Los ingresos acumulados por pagar se presentan en el Balance General en la sección del activo circulante como la última parte del exigible, y los gastos acumulados por pagar se presentan en el pasivo circulante luego del rubro del pasivo cemercial.

2. Gastos Prepagados y Cargos Diferidos



2.1. Concepto



Un gasto pagado por anticipado “es una partida que se pagó y registró antes de ser usada o consumida en la empresa, una propia de la cual representa propiamente un gasto del periodo actual y otra parte representa un activo disponible al analizar el periodo”.

Los cargos diferidos representan gastos efectuados por la empresa, los cuales por su magnitud y por “beneficiar” un número determinado de años, no se aplican o reflejan totalmente en el periodo en que se incurrió en los mismos.

2.2. Características



Las características de los gastos pagados por anticipado son:

- Generalmente son bienes incorpóreos.
- Implican un derecho o privilegio.
- Deben ser capaces de generar beneficios o evitar desembolsos en el futuro.
- Representan costos que se aplicaran contra resultados futuros.

Las principales características de los cargos diferidas son:

- Se utilizan en un tiempo mayor a un año.
- Poseen un monto relativamente importante.
- Son necesarios para operaciones de la empresa.
- No constituyen un valor negociable.

2.3. Diferencia



Gastos pagados por anticipado       



- Representan valores negociables.
- Se usan por un periodo mayor a un año la fecha de elaboración del Balance General.
- Pueden poseer cualquier monto.
- No son necesarios en el proceso productivo
- Se presentan en el Balance General en sección de activo circulante.
- Representan valores no negociables.
- Se usan en los doce meses próximos
- Poseen un monto relativamente importante.
- Son esenciales en la constitución de la entidad.

Cargos Diferidos



Se presentan en el Balance General en la última sección, llamada Cargos diferidos.

2.4. Principios Aplicables



- Criterio prudencial
- Período contable
- Realización

2.5. Bases para su determinación



En relación con la determinación de los gastos pagados por anticipado y los cargos diferidos se puede decir que son considerados gastos aquellos que serán utilizados o consumidos dentro del arto siguiente a la fecha de elaboración del Balance General, en caso contrario, en el que el uso excede de un año, debería ser clasificado como cargo diferido.

2.6. Objeto de los Ajustes y Necesidad de Registrarlos



El objeto de estos ajustes es la determinación qué parte del activo se ha consumido y qué parte falta por consumir o prepagado.

—————————————x———————————————–
Gasto pagado por anticipado        xxx
Efectivo            xxx

—————————————-x———————————————-
Activo                    xxx
Gasto pagado por anticipado        xxx

2.7. Inventario de suministros (Oficina y Fábrica)



2.7.1. Concepto


a)    De Oficina:

Son pequeñas cantidades de inventados de materiales de oficina, que no requieren un control estricto como el inventado de mercancías, debido a su poca cantidad.

b) De Fábrica:

Al igual que el de oficina, son inventarios de materiales no destinados para la venta, que se utilizan en las actividades operativas de la empresa.


2.7.2. Características


- Deben estar disponibles.
- Son sólo para el uso de trabajo en oficina o en fábrica.
- No están destinados para la venta.
- Representan pagos anticipados.

2.7.3. Ajustes necesarios


Si al momento de la transacción los suministros se registran como:

Gasto:
xx/xx/xx   ————- x ————–
Artículos de oficina / fábrica.        xxx
Banco                    xxx
Adquisición de suministros

Activo (Inventarios):

xx/xx/xx    ————– x ————-
Existencia de artículos de oficina / fábrica    xxx
Banco                            xxx
Adquisición de suministros

Asientos de Ajuste:
Gasto:
xx/xx/xx  ———— x ————–
Artículos de oficina / fábrica                xxx
Artículos de oficina / fábrica pag. P/ anticipado     xxx
Ajuste artículos de oficina/fábrica
Activo (Inventario):
xx/xx/xx   ———— x —————
Artículos de oficina / fábrica                xxx
Existencia de artículos de oficina / fábrica         xxx
Ajuste existencia artículos de oficina/fabri99ca

2.8. Presentación



Forman parte del activo circulante si el período de beneficio es menor de un año o del ciclo normal de operaciones pero, aquellos pagos que superen ese año o ciclo de operaciones a corto plazo, se clasificará como activo no circulante.

3. Ingresos Cobrados por Anticipado y los Ingresos Diferidos


3.1. Concepto



a)    Ingresos Cobrados por Anticipado:

Se conocen también como ingresos no ganados y representa la partida “que se recibe y se registra como un pasivo o como un ingreso antes de haberlo ganado al proporcionar bienes y servidos a los clientes”.~56

b)    Créditos diferidos:

Son partidas que representan un tipo de ingreso cobrado por anticipado, pero que se amortizará en un periodo mayor a un año. Sigue siendo pasivo, ya que el servicio no se ha prestado.

3.2. Características



Las principales características del Ingreso Cobrado por Anticipado y Diferidos son:

- Representan ingresos recibidos antes de que se devenguen.
- Pueden o no ser de importancia.
- La manera en que se realizan, influye en la generación de los montos de estos       créditos.
- Se reciben antes de que se entregue el valor total o parcial por el cual se recibe dicho ingreso.
- Representan un pasivo para la empresa.

3.3. Principios Aplicables


- Revelación suficiente
- Criterio prudencial
- Realización contable
- Período contable

3.4. Objetivo de los Ajustes



El objeto de éste ajuste es determinar qué porción de los ingresos representan un pasivo a la fecha del ajuste y qué porción forma parte del activo.

3.5. Presentación



La cantidad no ganada se considera como pasivo en el balance general porque representa la obligación de prestar un servicio en el futuro, a consecuencia de una transacción pasada

4. Asientos de Reversión



4.1. Concepto



Los asientos de reversión, como su nombre lo indica, son asientos que se realizan para invertir algunos de los asientos de ajuste antes de registrar las operaciones regulares del periodo siguiente.

4.2. Objeto



Muchas veces es conveniente invertir algunos asientos de ajustes antes de asentar las transacciones normales del siguiente ejercicio económico. “El objeto esencial de los asientos de reversión es simplificar el registro de las transacciones del siguiente ejercicio. Su uso no modifica las cantidades declaradas en los estados financieros” .

4.3. Ventajas de este procedimiento



Las principales ventajas de este procedimiento son:

- Permite corregir los saldos correspondientes de las cuentas donde fueron asentados originalmente.
- Permite revelar suficientemente y ser objetivo en la presentación de la información.
- Permite tener resultados más exactos del ejercido.

4.4. Aplicación



Se hace un asiento de reversión al principio del siguiente ejercicio contable y es exactamente lo opuesto al asiento de ajuste hecho en el ejercicio anterior.

1.    Todas las partidas acumuladas se deben revertir.
2.    Todas las partidas pagadas por anticipado cuyo importe original se haya cargado o abonado a una cuenta de gastos o de ingresos se deberá revertir.
3.    Los asientos de ajuste de depreciación u cuentas incobrables no se deben revertir.

ESQUEMA 6



1. Hoja de Trabajo



1.1. Objetivo


Es una hoja con columnas que se usan para ajustar los saldos de las cuentas y formular los estados financieros. La hoja de trabajo ayuda al contador a formular los estados financieros con mayor oportunidad

1.2. Principios aplicables



- Objetividad
- Importancia relativa
- Comparabilidad
- Revelación suficiente
- Prudencia


1.3. Estructura



La Hoja de trabajo es una hoja de análisis constituida por: Código o Referencia, espacio para el concepto y 8, 10, 12 o 14 columnas dobles, las cuales se asignan pare los siguientes renglones:

1.    Código de la Cuenta.
2. Nombre de la Cuenta.
3. Balance de Comprobación Preliminar (con Debe y Haber).
4. Ajustes y Correcciones (con Debe y Haber).
5. Balance de Comprobación Ajustado. (con Debe y Haber)
6. Costo de la Mercancía Vendida. (con Debe y Haber).
7. Sección de Ganancias y Pérdidas (la cual puede estar conformada con Debe y Haber o con Egresos e Ingresos).
8. Sección del Balance General (conformada por Debe y Haber o con Activo y Pasivo y  Capital).

Asimismo, la parte superior de la hoja de trabajo se encabeza con el nombre de la empresa, la fecha en la cual termina el período contable en la cual se esta elaborando la Hoja de Trabajo y la moneda en la que se está expresando.

1.4. Elaboración



Lo primero que hay que realizar es transferir los datos del balance preliminar a la columna destinada para ello.

Posterior a ello se realizan los cálculos de corrección y ajustes, transfiriéndolos a la sección correspondiente y cada uno se le designa un número. Las cuentas establecidas como resultado de los asientos y que no figuraban el balance preliminar aparecen debajo de los totales de dicho balance. Luego se totalizan y se balancean las columnas de ajustes. Los ajustes correspondientes al costo de la mercancía vendida se realizan para llevarlos a las columnas correspondientes.

Luego todas las partidas deudoras del Balance de comprobación ajustado pasan a la columna de Estado de resultados, que está a la derecha. De la misma manera, todas las partidas acreedoras del balance de comprobación ajustado pasan igualmente a una de las dos columnas de la derecha.

El Inventario de la fecha posterior al cierre se pasa a la columna de cargos del estado de resultados porque esta partida aparecerá como una adición a la sección de Costo de la Mercancía vendida y el estado de resultados.

El inventario final, no aparece en ninguno de los renglones del balance de comprobación, sino que se incluye como partida por separado debajo de las cuentas ya consignadas. Pero sí se incluye en la columnas de cargos del estado de situación financiera, porque es un activo a fin de ejercicio y en la columna de abonos del Costo de la Mercancía vendida.

1.5. Su utilización para la redacción de asientos de Ajuste, Cierre y Traspaso de Utilidades



Los ajustes se registran en el Diario General y luego se traspasan a la hoja de trabajo, atendiendo a su naturaleza (deudora o acreedora). Para crear el Costo de la Mercancía Vendida, se debe sumar toda la columna del Debe de esta secci6n y, al realizar su creación, se debe cargar a la cuenta Costo de la Mercancía Vendida y abonar alas cuentas que conforman el debe de esta sección con su respectivo saldo. Igualmente se debe hacer con la columna del haber de la secci6n del Costo de la Mercancía Vendida, pero esta vez se debe cargar alas cuentas que conforman esta columna con sus respectivos saldes y se debe abonar a la cuenta Costo de la Mercancía Vendida.

Para realizar los asientos de cierre de las cuentas nominales se debe realizar un proceso similar al anterior. Se deben sumar todos los saldos de las cuentas que conforman el debe de la sección Ganancias y Pérdidas y registrar en el Diario General cargando a una cuenta llamada ‘Ganancias y Pérdidas’ y abonar a todas las cuentas del debe y cargar todas las cuentas del haber de esta sección, abonando la cuenta ‘Ganancias y Pérdidas’.

2. Preparación de los Estados Contables



“Los estados financieros forman parte del proceso de presentar información financiera y constituyen el medio principal para comunicarla a las partes que se encuentran fuera de la entidad…”

2.1. Objetivo de los Estados Financieros



Los estados financieros básicos deben cumplir el objetivo de informar sobre la situación financiera de la empresa en cierta fecha y los resultados de sus operaciones y los cambios en su situación financiera por el período contable terminado en dicha fecha.
Los estados financieros básicos comprenden el balance general, los estados de resultados, de variaciones en el capital contable y de cambios en la situación financiera y las notas que son parte integrante de los mismos.

3. Ciclo de la Contabilidad



3.1. Objeto



Proporcionar a la administración la información que requiere para planear, controlar y dar a conocer la situación financiera de la empresa

3.2. Ajuste



Es aquel que se realiza al concluir un período contable con el fin de actualizar todas las cuentas sobre una base acumulativa, de modo que sea posible alcanzar estados financieros donde las cuentas presenten su valor real.

3.3. Cierre



Es el medio que generalmente se usa para reducir los saldos de las cuentas nominales (provisionales) a fin de preparar las cuentas para el siguiente ejercicio, además que sirve para que los ingresos costos y gastos queden registrados en el período al cual pertenecen. Se transfieren  todos los saldos de las cuentas de ingresos y de gastos a una cuenta puente o transitoria (Ganancias Y Perdidas), que se usa solo al término de cada ejercicio contable ( que generalmente es anual ). Los ingresos y los gastos se asocian en la cuenta ganancias y pérdidas y el resultado neto de esa asociación se transfiere a una cuenta de capital contable.

ESQUEMA 7



1. Efectivo



1.1. Concepto



El efectivo es el recurso normal del intercambio y constituye la base para medir y contabilizar todas las demás partidas. Debe estar constituído por moneda de curso legal o sus equivalentes, propiedad de una entidad y disponibles para la operación, tales como: depósitos bancarios en cuentas de cheques, giros bancarios, telegráficos o postales, monedas extranjeras y metales preciosos amonedados.

El efectivo se compone de monedas, billetes y fondos disponibles depositados en el banco. Los recursos negociables tales come giros [conocidos correctamente come letras de cambio], cheques certificados, cheques de caja, cheques personales y giros bancarios se consideran también como efectivo’.

1.2. Reglas de Valuación



El efectivo se valuará a su valor nominal. El representado por metales preciosos amonedados y moneda extranjera, se valuará a la cotización aplicable a la fecha de los estados financieros.

1.3. Reglas de Presentación



Los renglones de efectivo e inversiones temporales, deben mostrarse en el balance general como las primeras partidas del activo circulante, excepto cuando existan restricciones formales en cuanto a su disponibilidad o fin al que estén destinados, en cuyo caso se mostrarán por separado en el activo circulante o no circulante, según proceda. Si su disponibilidad es a plazo mayor de un año o su destino está relacionado con la adquisición de activos no circulantes o con la amortización de pasivos a largo plazo, se presentarán fuera del activo circulante.
Las restricciones a que se refiere el párrafo anterior deben revelarse en las notas a los estados financieros.
Los cheques librados con anterioridad a la fecha de los estados financieros, que estén pendientes de entrega a los beneficiarios, deben presentarse formando parte del renglón de efectivo.
En el caso de que contablemente exista sobregiro en algunas de las cuentas de cheques o inversiones temporales, deben compensarse con otros saldos deudores de la misma naturaleza y de disponibilidad inmediata, si después de esa compensación el sobregiro prevalece, el saldo debe presentarse como pasivo a corto plazo.
Los sobregiros reportados por las instituciones que integran el sistema financiero, deben mostrarse como un pasivo a corto plazo, aún cuando se mantengan otras cuentas de cheques o de inversiones en valores en la misma institución, siempre y cuando no se tengan convenios de compensación entre cuentas.

Debe revelarse la existencia de metales preciosos amonedados y el efectivo e inversiones temporales denominados en moneda extranjera, indicando su monto, la clase de moneda de que se trata, las cotizaciones utilizadas para su conversión y su equivalente a moneda nacional.

En las notas a los estados financieros deben indicarse las políticas de valuación seguidas y en su caso, el efecto de los hechos posteriores que por su importancia modifiquen sustancialmente la valuación del efectivo e inversiones temporales entre la fecha de los estados financieros y la fecha en que estos son emitidos.

1.4. Control Interno del Efectivo



1.4.1. Objetivo



- Avalar la confiabilidad de los registros e información contable referente  al rubro de efectivo.
- Prevenir fraudes.
- Vigilar e inspeccionar el cumplimiento de la política establecida por la empresa.

1.4.2. Procedimiento



a)    Las personas que manejan el efectivo no deben tener acceso a los registros contables.
b)    El registro de las operaciones será distribuido de tal forma que los realizados por una persona puedan cuadrarse y verificarse con facilidad al compararlos con los de otras personas.
c)    Separar funciones de recepción y desembolso de efectivo.
d)    Endosar todos y cada uno de los cheques recibidos por terceras personas y depositarlos inmediatamente a nombre de la empresa.
e)    Los cheques ingresados en las cuentas de la empresa y devueltos por el banco deben ser recibidos por una persona que no tenga acceso a os ingresos o egresos de caja.
f)    Mantener dos o más cuentas.
g)    Establecer un fondo de caja chica para gastos menores.
h)    Los cheques estropeados o anulados, se inutilizarán en forma conveniente para que no puedan volver a ser utilizados o cobrados, además éstos se deben archivar.
i)    Los cheques estarán previamente enumerados y debidamente controlados por personas no autorizadas para firmar.
j)    Evitar mantener cifras excesivas de efectivo ocioso.

1.5. Caja Chica



1.5.1. Objetivo



El principal objeto del Fondo de Caja Chica es la necesidad de disponibilidad inmediata de efectivo en moneda nacional o extranjera, segregados pare desembolsos específicos y recurrentes de la empresa.

1.5.2. Creación



xx/xx/xx  ——— x ——-
Fondo Caja Chica        xxxx
Banco                xxxx
Para registrar la creación del Fondo de Caja Chica.

1.5.3. Desembolsos



A medida que se hacen los desembolsos, el custodio de la caja chica obtiene recibos firmados por cada una de las personas a quien paga. Siempre que sea posible se anexará al recibo de caja chica un comprobante de desembolso. Las transacciones de caja chica no se contabilizan sino hasta que se hace reembolso del fondo; los asientos los hace alguien del departamento de contabilidad, que no sea el custodio de la caja chica.

Se realiza el siguiente asiento contable:
—————————————–x—————————————–
Artículos de oficina                xxx
Gastos de estacionamiento        xxx
Gastos de gasolina                xxx
Fondo de Caja Chica                xxx

1.5.4. Reposición



Se realiza el mismo asiento contable correspondiente a la creación , pero si por casualidad se determina que el Fondo de Caja Chica es excesivo , se puede realizar el siguiente ajuste:

————————————x———————————————
Efectivo                    xxx
Fondo de caja Chica                xxx

1.6. Cuentas Bancarias


1.6.1. Objetivo



Controlar el movimiento del efectivo ingresado o retirado del banco, para el ordenado manejo de fondos. Otro objeto de las cuentas bancarias es llevar el registro de todo el dinero que se tiene en el banco evitando movimientos dolosos.

1.6.2. Clasificación



- Cuenta corriente
- Cuenta de ahorro

1.6.3. Conciliaciones Bancarias



1.6.3.1. Objeto



El Objetivo de las conciliaciones bancadas es determinar las causas de las diferencias existentes entre el salde de las cuentas bancadas en el Estado de Cuenta del Banco y el saldo de la Cuenta Banco en los libros de la Empresa; además de conseguir el saldo correcto de dicha cuenta.

1.6.3.2. Características



- Procura la transigencia de las partes.
- El resultado puede ser positivo o negativo para cualquiera de las partes
- Las conciliaciones bancarias no sólo se realizan para determinar el por qué de la diferencia entre el saldo según bancos y el saldo según libros, pues si son efectuadas por personal capacitado, deben tratar de detectar si se están cumpliendo las normas para el control interno del efectivo.


1.6.3.3. Tipos de Conciliaciones Bancarias



1.6.3.3.1. Por Saldos Ajustados



Está fundamentada en partir de los saldos que reflejan los libros de la empresa y el Estado de Cuenta Bancario para llegar a dos saldos coincidentes que, independientemente de los montos iniciales, deben ser iguales.

1.6.3.3.2. Por Saldos Encontrados



Consiste en partir con el saldo de los libros de la    empresa y luego, ya sea sumando o restando las diversas partidas que constituyen la diferencia, se llega al salde según el Estado de Cuenta Bancario (Forma A). También se puede realizar partiendo del saldo según el Estado de Cuenta Bancario pare llegar al saldo según los libros de la empresa (Forma B).

1.6.3.4. Ajustes producto de la Conciliación



Las partidas no registradas por la empresa o los errores que se hayan podido cometer afectan el saldo del rubro de efectivo y por ende la información contable, es por ello la importancia de realizar los posibles ajustes para la corrección d las partidas mal registradas o el registro de movimientos omitidos.

————————————–x——————————————–
Efectos descontados        xxx
Gastos de cobranza        xxx
Banco                    xxx

————————————–x——————————————–
Gastos bancarios         xxx
Banco                    xxx

————————————–x——————————————–
Bancos             xxx
Gastos de cobranza        xxx
Efectos por cobrar            xxx

————————————–x——————————————–
Cuentas por cobrar        xxx
Banco            xxx

————————————–x——————————————–
Banco                xxx
Cuentas por pagar        xxx

————————————–x——————————————–
Banco                xxx
Intereses cobrados        xxx





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