4.3. PLANIFICACION PARA LA APLICACION DE LA AUDITORIA FORENSE EN EL AYUNTAMIENTO MUNICIPAL XX
La auditoría forense es un examen o revisión de carácter pericial deber ser: objetivo, critico, sistemático y selectivo. La auditoría forense la podríamos resumir en procedimiento técnico legal que combina diferentes áreas:
- La investigación
- Análisis de información
- Técnicas criminalistica
- Recopilación de prueba y evidencia legales
- Declaraciones, testimonios certificados y juramentados
- Preparación y habilitación de pruebas para presentar ante la corte civil o criminal.
Auditoría es un proceso de evaluación e investigación de políticas, normas, prácticas y procedimientos e informes utilizados con el fin de emitir una opinión profesional imparcial con respecto:
- Eficiencia en el uso de los recursos.
- Validez de la información
- Efectividad de los controles establecidos.
Auditoría gubernamental se fundamenta en:
- Control de gestión administrativo gubernamental
- Distribución de los recursos y la contratación administrativa
- En revisar y fiscalizar la corrupción en la administración
- La supervisón y control del cumplimiento de los programas de gobierno.
4.3.1-EL AUDITOR O INVESTIGADOR
El objetivo del auditor es evaluar la eficiencia, eficacia y la legalidad con que esta operando, por medio del señalamiento de cursos alternativos de acción se tomen decisiones que permitan corregir los errores, en caso de que existan.
“El auditor para ejercer le cargo debe tener amplios conocimientos en el campo a auditar. Los principios y las disposiciones legales vigentes, las normas internacionales de auditoría, técnicas y procedimiento de auditoría a emplearse y experiencia en la realización de estas labores. El auditor debe estar altamente calificado para manejar la información y las técnicas de análisis, revisar el proceso de control designado por la administración, con el fin de:
- Garantizar la confiabilidad y la integridad de la información.
- El cumplimiento de las políticas y regulaciones.
- Salvaguarda los intereses económicos y la plena eficiencia de la utilización de los recursos.
- El cumplimiento de metas y desafíos en el establecimiento de sistemas operacionales de optimización administrativa.
- Tiene responsabilidad de comunicación directa con la Contraloría General de la República en casos de detección de fraudes y otro delito.
- Aplicación de la ética, su profesionalismo, experiencia ante sus propios intereses personales” .
4.3.2. AUDITORIA FORENSE EN LOS EXPEDIENTES
La auditoría financiera se basa en razonabilidad de los valores en los estados financieros.
La auditoría de gestión mide calidad administrativa para conseguir las metas y los objetivos, mientras que la auditoría forense tiene mayor profundida, porque además de ver los dos renglones anteriores establece responsabilidad individual porque lo que su campo de investigación es más amplio.
El investigador puede ir ampliando el circulo de personas naturales y jurídicas a investigar tales como familiares, amigos, socios, sociedades o firmas que se puedan identificar mediante el análisis de documentos como declaraciones de renta, extractos de cuentas bancarias, escrituras de constitución de sociedades y de compra de bienes inmuebles, etc.
Pasos forenses característicos de la revisión:
- Panorama de diseño de las pérdidas potenciales del fraude basadas en debilidades identificadas de control interno.
- Identificar equilibrio y relaciones cuestionables de las cuentas entre las cuentas, para analizar las variaciones.
- Identificar transacciones cuestionables, por ser muy altas o muy bajas, frecuentes, muy raras, pocas o muchas.
- Distinguir los errores humanos de las omisiones. Errores causados por ignorancia y errores intencionales.
- Revisar de forma cuestionables los documentos de las transacciones por ejemplos facturas, denuncias, destrucción de datos, clasificaciones irregulares de cuentas, irregularidades en secuencias de documentos (ordenes de compra, cheques, talonarios de recibos etc…), cantidad, precio, sustitución de copias por documentos originales.
- Evidencia que corroboren perdidas de activos.
- Documentos y reportes fraudes anteriores, reclamaciones de seguros entre otros.
4.3.3- INVESTIGACION FORENSE
“La investigación forense se auxilia de equipos para realizar la auditoría con un amplio nivel técnico. Mencionamos algunos de estos que pueden ser utilizados, pero en esta investigación no será posible utilizar estas herramientas ya que las instituciones estatales no poseen estos equipos, como es el caso del Ayuntamiento Municipal XX.
- Fotografía técnica forense
- Huellas dactilares
- Pruebas de caligrafía
- Videograbadora con cámara oculta selladas, con programación de tiempo y fecha.
- Audiograbación y verificación de voz.
- Rastreo de información en la memoria y archivos de los computadores.
- Recuperación de datos borrados del disco duros en los computadores.
El software ACL es utilizado como herramienta de auditoría forense en la detección de fraudes y delitos, con énfasis en el sistema bancario. “Allí es donde están interviniendo herramientas como ACL -Audit Comand Language de ACL services con matriz en Vancouver, Canadá en la ejecución de la obra.
Ellos auxilian con su programa a los contadores forense a analizar y explotar minas casi interminables de datos relacionados a un caso particular de muchos ambientes de Tecnología de Informática. ACL puede leer casi cualquier tipo de formato de banco de datos y puede exportar sus hallazgos a una variedad de sistemas, incluso a los programas del análisis ligados”
4.3.4- RECOPILACION DE PRUEBAS Y EVIDENCIAS
“Si la auditoría forense es por orden Judicial, como todo proceso de investigación debe estar avalado por las autoridades competentes.
Una corte y un juez, la fiscaliza, departamento de investigación policial, instituciones autorizadas por el gobierno para investigaciones civiles o criminales y firmas de auditoría debidamente acreditadas y certificada y calificaciones del investigador.
Factores de admisibilidad de pruebas o evidencias: circunstanciales, testimoniales, documentales, físicas y técnicos periciales. Para habilitar como pruebas legales para acusación deben tener por lo menos tres de los cinco factores de admisibilidad.
Prueba legales para acusación deben cumplir con los siguientes requerimientos de ley:
- Orden del juez competente para investigar y recopilar evidencias.
- Debe ser obtenidas bajo un sistema técnico de investigación y planificación.
- No haber cometido errores o mala práctica por negligencia o inexperiencia.
- Divulgación de la información indiscreción o comentarios con personas comprometidas.
- Mala manipulación y contaminación de la evidencias, borrar información por descuido.
- No deben ser recopiladas en forma tendenciosa o maliciosa para incriminar a alguien.
- No debe obtener evidencia por un solo investigador.
- Documentar ampliamente pasos a paso los diferentes procedimientos encaminado a un objetivo.
Las investigaciones especiales requieren habilidad técnica, independencia, aspecto ético e integridad que deben tener todas las auditorías”
4.4.- ETAPAS DE APLICACION DE LA AUDITORIA FORENSE.
Para la aplicación de las etapas de auditoría es importante conocer el control interno de la entidad a investigar. “No hay control interno eficiente si la organización no permite, entre otras cosas, una evolución continua del personal y si no hay voluntad de realizar los ajustes que se requieran cuando los objetivos de la organización no se estén cumpliendo o se estén logrando con derroche, sin orden, ni transparencia, sin cumplir las normas legales o los principios de eficiencia.
Hoy en día, el control interno compromete a todos lo empleados con el mejoramiento de la calidad de la gestión” .
4.4.1.- EVALUACION PRELIMINAR DEL CONTROL INTERNO
En control interno abarca dos subsistemas:
- Las normas y procedimientos administrativos
- La normas y procedimientos financieros
Ambos tienen como objetivo fundamental, captar y resumir los distintos eventos financieros y administrativos. El Ayuntamiento Municipal XX carece de un sistema de control interno que permita producir informaciones económicas objetivas y precisas, necesarias para tomar decisiones oportunas. Las políticas y normas administrativas de un buen control interno no tienen aplicación, siendo la improvisación y las decisiones discrecionales al común denominador.
En la evaluación del control interno se obtienen las informaciones prácticas, que puedan determinar su conveniencia y efectividad según los propósitos establecidos e identificar posibles debilidades de suficiente importancia como para justificar el examen profundo. (Ver Anexo No. 2)
Control Gubernamental
“Es un proceso efectuado por el congreso por el presidente, por los funcionarios y empleados de la administración pública, diseñado para dar una seguridad razonable del cumplimiento de los objetivo, de economisidad, eficiencia, eficacia legalidad, regularidad, exactitud, confianza y transparencia.
La estructura y los sistema de control imperantes en la República Dominicana son obsoletos, no garantizan el intereses de la sociedad y fomentan la corrupción y el desperdicios de los recursos públicos.
La materia prima del control gubernamental esta en el personal capacitado, motivado e integrado, en la integridad y en los valores éticos y morales de los dirigentes administradores, en la existencia de una adecuada estructura organizativa y un comité de vigilancia y evaluación.”
4.4.2.- PLANEACION
Debe desarrollarse cumpliendo una serie de pasos y fases en orden lógico y secuencial, de manera que sea posible realizar la auditoría eficientemente y cumplir con los objetivos de forma oportuna. Este plan tiene un propósito fundamental es determinar que cada una de las fases se deben cumplir en el transcurso de la investigación y establecer el procedimiento a seguir.
El equipos a cargo de la auditoría del Ayuntamiento Municipal XX, es muy importante entender el propósito y cada procedimiento que se adopte debe encaminar hacia ese fin.
MEMORANDUN DE PLANIFICACION DE AUDITORIA FORENSE
Antecedentes
La Contraloría General de la República Dominicana, cumpliendo con su plan de auditoría realizó una auditoría de gestión que abarco el período enero-diciembre del 1999. El informe final de esta auditoría fue concluido en 6 meses.
- Determinación del proyecto a investigar
Todas las informaciones contenidas en esta investigación son reales, por razones de seguridad se han omitido los nombres de la institución, los funcionarios públicos implicados, los suplidores, personas externas a la institución y los denunciantes.
Teniendo en cuenta que los delitos económicos tienen una actividad y período determinado, lo que plantea ventajas como facilidades en el trabajo.
Generalidades
Entidad: Ayuntamiento Municipal XX
Fecha: Enero-Diciembre 2000
Origen de la auditoría: Grupo de moradores del municipio XX
- Programa especifico de trabajo
Objetivo General de la auditoría:
Lograr evidencia suficiente competente y pertinente que tipifiquen la violación a las leyes en los siguientes casos:
- Emisión de cheques sin fondos
- Subvaluacion de ingresos propios
- Incumplimiento a las Leyes Sobre Retenciones
- Desembolsos con Soporte Insuficientes
Estos hechos tendrán la documentación soporte para ser utilizada por terceros que no conocen de sistema de operación de la entidad.
Objetivos Espeficicos:
- Cuantificar y verificar la emisión de RD$2,555,592.89 en cheques sin disponibilidad bancaría.
- Describir la omisión de los registros contables de los ingresos propios y el uso irregular del dinero no entregado a la tesorería del municipio por un monto de RD$1,498.440.00
- Cuantificar el incumpliento de impuestos sobre retenciones según La ley 11-92 modificada por la Ley 147-00 del 1ero de enero 2000, bajo la relación de funcionario y entidad equivalente a RD$102,749.52
- Determinar el monto de los desembolsos con soportes insuficientes con un valor de RD$349,900.00
- Personal
Esta Auditoría Forense requiere del servicio de 3 auditores y un supervisor. Para estos fines se designo:
1ro. Supervisor: Elsa Peña
2do. Encargado de Auditoría: Fanny Herrera
3ro. Asistente de Auditoría dos: Dihorah Valdez
4to. Asistente de Auditoría uno: Ludwig Anderson
- Fuentes de información para la investigación
Obtener mediante la aplicación de formatos datos completos y precisos sobre el hecho ocurrido y soportarlo en documentos primarios. La información que se utilizará en el proceso debe ser solicitada de forma ordenada, completa y oportuna.
La fuente de información que serán consultados en esta investigación son las siguientes:
- Identificación de las personas
- Registros y controles que se tengan establecidos
- Establecer fuentes alternas con el propósito de verificar en la cámara de comercio y otros tipos de entidades la legalidad de los suplidores y empleados.
- Solicitud de información con el uso de formatos para obtener datos completos y precisos, copia de documentos que soporten la información.
El investigador puede ampliar él circulo de personas jurídicas a investigar, tales como familiares, amigos, socios, sociedades o firmas que se puedan identificar mediante el análisis de documentos como declaraciones de renta, extractos de cuentas bancarias, escrituras de constitución de sociedades y de compra de bienes inmuebles, entre otros.
Archivo y control de documentos
Se prepara un expediente con las copias de la documentación original recibida, estas deberán contener la fecha de recepción y devolución de los mismos. Además existirán dos archivos:
Permanente: Incluyen la base jurídica y las normas internas.
Corrientes: Contenido papeles de trabajo que incluyen Cedulas sumarias, analíticas y detalles con algunos documentos de soporte.
4.4.3.- ELABORACION PAPELES DE TRABAJOS
En esta Auditoría se seguirá el orden lógico de la gestión, dado por las actividades principales y las áreas criticas examinadas en profundidad, según el esquema determinado por la Contraloría General de la República:
- El índice de los papeles de trabajo se identificara con letras siguientes :
Cheques sin disponibilidad AA
Subvaluación de ingresos BB
Incumplimientos como agente de retención fiscal YY
Irregularidades en compra de materiales MM
- Marcas
aa =Sumaria comprobada
a = Suma según documentado
PPI = Papel presentado por la entidad
HPT =Hoja principal de trabajo
Comparado con el documento original
- Presupuesto
PRESUPUESTO DE MATERIALES A UTILIZAR
- Cronograma de actividades
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
- Revisión y aprobación de lo papeles de trabajo
Para garantizar la calidad de la auditoría es necesario la revisión de los papeles de trabajo la supervisión asignado al equipo.
- Confidencialidad de los papeles de trabajo
La naturaleza confidencial de algunos papeles de trabajo es una condición de especial importancia debido al hecha de que su contenido revela el alcance de la auditoría y la extensión y naturaleza de las pruebas aplicadas en forma selectiva.
Esta naturaleza confidencial se mantiene durante el curso de la auditoría y de manera permanente en los archivos de la entidad auditada. Bajo ninguna circunstancia, el auditor debe divulgar el contenido de los papeles de trabajo, calificado de naturaleza confidencial.
CAPITULO V
INFORME Y APORTES DE LA AUDITORIA FORENSE AL AYUNTAMIENTO MUNICPAL XX
“El Dr. Castillo, Marino Vinicio en su participación en el Congreso del Instituto de Contadores Públicos Autorizados de la Rep. Dom. (ICPARD), ante la pregunta de un asistente al panel de cuál es la forma para combatir o detener la corrupción, contestó “…Sólo creo en el castigo penal y cuanto más alto más efecto tiene”
5.1- INFORME FORENSE
“Las conclusiones del informe, por consiguiente, deben basarse exclusivamente en las pruebas obtenidas y unificadas de acuerdo con las normas internacionales de auditoría y bajo las parámetros de la investigación legal”
El Informe Pericial
Las características que debe reunir un informe de auditoría forense son:
Presentarse por escrito y estar claramente la descripción de los hechos, objeto del peritazgo y deben distinguirse de los pronósticos o conjetura, las operaciones técnicas realizadas, los principios científicos en que se fundamenta, las conclusiones debidamente comprobadas y sustentadas que servirán al juez para valorar las pruebas.
Requisitos del informe
- La prueba debe haber sido decretada en forma legal.
- El perito debe ser una persona altamente capacitada para realizarla.
- El acto debe ser consiente, libre de coacción, violencia, dolo, cohecho o seducción.
- No debe existir norma legal que prohíba esta prueba.
El reto del proceso de auditoría consiste en permitir lograr el mejoramiento de los índices de desempeño de las entidades auditadas”.
GENERALIDADES
“Vistos los artículos No. 82, 83 y 84 de la constitución de la República, así como la ley No. 3456 del año 1952, se considera, se crea y se facultan los ayuntamientos, como una entidad política y administrativa, dotada de personalidad jurídica, con patrimonio propio y con capacidad para realizar todos los actos jurídicos que fueren necesarios o Mes para el cumplimiento de sus fines, en la forma y con las condiciones que la constitución y las leyes determinen, y así como vista la ley No. 5622 del mes de Septiembre de 1952 sobre su autonomía.
Los ayuntamientos funcionan administrativamente de acuerdo a lo establecido por la ley y queda constituido por un órgano legislativo (sala capitular) y un órgano ejecutivo (la sindicatura). La sala capitular, es la asamblea de regidores, cuya principal característica es la función legislativa municipal, y es además responsable del control y fiscalización en lo referente al área financiera y presupuestaria. Es en ella donde debe descansar el proceso de toma de decisiones a través de resoluciones por mayoría simple. La sindicatura, es el órgano ejecutivo del gobierno municipal y es de carácter unipersonal
Esta representado por el Síndico, que además de las responsabilidades políticas, tiene funciones administrativas, siendo el responsable y portavoz del municipio de la sociedad” En este sentido dirige y supervisa los trabajos municipales, la recaudación de las rentas, la públicación de las resoluciones y ordenanzas municipales, así como ordenar los pagos que efectué el tesorero municipal. Al mismo tiempo debe proponer y elaborar el proyecto de presupuesto anual a presentar en la asamblea” .
EVALUACION DE CONTROL INTERNO
DEBILIDADES
El Ayuntamiento Municipal XX carece de un sistema de control interno que permita producir informaciones economicas objetivas y precisas, necesarias para tomar decisiones oportunas.
La evaluación del sistema de control interno fue realizada mediante entrevista según cuestionario (Anexo No. 3 ). Se tomaron en cuenta las siguientes debilidades:
Encargado de Recursos Humanos
- La estructura organizacional formal esta sustituida por una estructura informal que controla la unidad de Recursos Humanos, que maneja los servicios personales, las compras de bienes y servicios y todos los desembolsos, sin importar la naturaleza de las mismas.
- El departamento de Recursos Humanos no cumple adecuadamente con su función de agente de retención, al no efectuar correctamente las retenciones de impuestos sobre la renta a los funcionarios según la ley 11-92.
Encargados de Dirección Financiera y Tesorería
- El sistema de control interno, no tiene aplicación en las más elementales decisiones y acciones. El control financiero y administrativo es tan limitado que tiene al Ayuntamiento Municipal sumergido en una crisis de consecuencias impredecibles, con más de 2.5 millones de pesos en cheques sin fondos en poder de comerciantes y relacionados.
- Ingresos por fuentes propias (tasas, impuestos, servicios y otros) no son captados cumpliendo los requerimientos de recibo efectivo.
- El Ayuntamiento Municipal XX, carece de un plan estratégico con objetivos a mediano y largo plazo que definan los desembolsos para los tres capítulos que sobre la ley 17/97, deben ser: 30% servicios personales, 30% servicios municipales y una 40% para el programa de inversiones.
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