CAPÍTULO III
ACTIVO EXIGIBLE
CUENTAS POR COBRAR
Las cuentas a cobrar por ventas representan derecho de la empresa contra terceros.
Estos derechos se cancelan, mediante la cobranza o su anulación si la cuenta es incobrable.
Como sabemos la venta es el eje de una empresa, por ende tiene significatividad en el balance general.
La empresa al otorgar un crédito debe protegerse diseñando un control interno, tales como:
- Adecuado procedimiento de autorización para la concesión del crédito.
Es considerado como activo exigible.
NATURALEZA DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
Se refiere a todos los derechos sobre otros convertibles
Dinero, mercancías (correspondientes a compras), servicios (gastos de Póliza de Seguro).
Se considera las cuentas que se cobran a los clientes como cuentas a cobrar más corrientes.
Importancia.- Son consideradas las partidas más importantes del Activo, puede representar un 30% ó 50%.
No es de extrañar que los Auditores independientes deban dedicarse una parte considerable de su trabajo a estudiar estas cuentas.
También podemos decir que si la empresa tiene auditor interno, este tiene 2 funciones tales como:
- Verificar; es decir persigue los mismos objetivos que el auditor independiente. Las cuentas que dan origen a las operaciones de una venta.
- Estudiar los procesos y procedimientos de las cuentas a cobrar para ver si se han seguido las reglas y normas de la empresa. Si se han incrementado los intereses de la empresa y si los procedimientos de contabilidad empleados presentan una asistencia óptima.
Descripción.- Son diferentes las descripciones para los
diferentes sectores como:
- Instituciones Municipales …….ingresos a cobrar.
- Cía. Leasing y agencias de
la propiedad inmobiliaria……..alquileres a cobrar.
- Editores ……………….. suscripciones a cobrar.
Podemos decir que representa la partida más grande.
OBJETIVOS DEL AUDITOR EN LA VERIFICACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR:
- Establecer la validez de las cuentas por cobrar.
- Si las cuentas a cobrar están clasificadas y descritas correctamente.
- Si las operaciones de venta han sido contabilizadas correctamente.
- Si en el Balance General está respaldado por cuentas valederas.
QUÉ CONSTITUYE LAS CUENTAS POR COBRAR.
Los ingresos provenientes de ventas representan montos
originados en transferencia de productos.
Su cancelación definitiva de estos derechos se produce por su cobranza, o su anulación por tratarse de una cuenta incobrable.
AUDITORÍA DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
OBJETIVOS.-
1. Comprobar si las cuentas realmente existen.
2. Determinar si los saldos son cobrables.
3. Determinar si existen restricciones sobre las cuentas por cobrar.
4. Determinar si es adecuado el registro y control de la existencia y exactitud de las cuentas por cobrar y la suficiencia de la provisión para cuenta de cobranza dudosa.
5. Que las cuentas por cobrar se verifiquen, que sean propiedad del cliente.
Procedimientos.-
1. Solicitar el listado de clientes.
2. Determinar una muestra.
3. Verificar cumplimiento de las políticas de aprobación de crédito por la muestra seleccionada.
4. Verificar el cumplimiento de pagos.
5. Circularización de saldos.
6. Resumir observaciones, precisando causas y efectos y conclusión final sobre el rubro a examinar.
7. Revisión de papeles de trabajo por jefe de visita.
8. Comunicación a funcionarios responsables.
9. Revisar actas directorio, verificar si han sido cedidas en garantía. Confirmación Bancaria o Comercial.
10. Verificar la Afectación Contable.
TIPOS DE EVIDENCIA.
1. Exámenes Físicos.
2. Declaraciones orales y/o escritas.
3. Documentos autorizados preparados fuera y dentro de la organización.
4. Cálculos.
5. Manifestaciones de Ejecutivos y Empleados.
6. Interrelación con otra información.
CÓMO SE OBTIENE LA EVIDENCIA DE AUDITORÍA.
La evidencia debe ser obtenida por medio de la inspección, observación o confirmación o cualquier combinación de estos métodos.
Obtenida la evidencia el Auditor debe evaluar el grado de pertenencia y finalidad de ella y determinar lo que debe aceptar o rechazar.
- Letras en descuento.- Financia capital de trabajo.
- Letras en cobranza.- El banco los va cobrando en la fecha de vencimiento.
CASO PRÁCTICO
TEKMIN S.A.
PROGRAMA DE AUDITORÍA PARA LA EVALUACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR.
CONTROL INTERNO
a) Separación de labores. Las personas que afectan los auxiliares, quienes reciben cobros, realizan ventas, ejercen funciones de crédito, controlan mercancías o servicios y facturación de los mismos, no deben ser las mismas.
b) Establecimiento de límites de crédito. Debe designarse funcionarios autorizados para otorgarlos bajo ciertos límites.
c) También para el otorgamiento de bonificaciones, devoluciones, rebajas y descuentos.
d) Verificación independiente de la facturación. En cuanto a la revisión de cantidades, precios, condiciones de venta y operaciones aritméticas, debe efectuarlo persona diferente.
e) Autorización especial. En la cancelación de cuentas incobrables debe existir autorización expresa para ello, y una política determinada para su tratamiento contable.
f) Uso de formas numeradas. Respecto a los pedidos los clientes, requisiciones al almacén, notas de remisión y/o lista de embarque y facturas.
g) Conexión periódicas de los auxiliares contra mayor.
h) Envíos regulares por correspondencia de estados de cuenta y solicitudes de confirmación de adeudo.
i) Formulación de relaciones de los adeudos por antigüedades y estudios periódicos de la recuperabilidad de saldos vencidos.
j) Investigación periódica de saldos rojos.
k) Arqueos periódicos, de facturas, contrarecibos y documentos pendientes de cobro.
PROCEDIMIENTOS
I. Confirmación de Adeudo.
II. Cobros posteriores a la fecha de los Estados Financieros.
III. Arqueos de documentación.
IV. Análisis de saldos.
V. Conexión contra otras cuentas.
VI. Estudio de la recuperabilidad.
I. CONFIRMACIÓN DE ADEUDO
Este procedimiento, mejor conocido como circularización; consiste en enviar una carta al deudor donde se le pide que conteste si está de acuerdo o no con el importe que aparece a su cargo; esta carta la envía la empresa y la respuesta debe recibirla directamente el Auditor.
Existen dos clases de confirmaciones:
a) POSITIVA: Cuando el deudor debe contestar ratificando por escrito su parecer sobre la corrección del saldo.
b) NEGATIVA: Cuando se le pide que conteste únicamente si no está de acuerdo por ser incorrecto el saldo. Al final se presentan modelos de cartas para una y otra clase.
Dentro de la confirmación positiva existen dos alternativas:
1era.: Que se le envíe el saldo para que el deudor pueda comparar con sus registros (confirmación directa), y
2da.: Que no se le mencione el saldo que proporcione sus propias cifras (confirmación indirecta o ciega).
El procedimiento más recomendable para las cuentas por cobrar es la confirmación positiva directa. (Se le envía el saldo y se le pide que conteste, esté o no esté de acuerdo), aunque con alguna frecuencia se utilizan los dos métodos en las misma auditoria, el método positivo para las cuentas sobre las cuales se considera necesario obtener una respuesta y el método negativo para las cuentas que no requieren tal cosa, pero también es aceptable este último en auditorias de servicios públicos o de negocios que venden a menudeo, en que precisamente por la gran cantidad de cuentas a cargo de clientes. No es indispensable que la confirmación se realice precisamente sobre los saldos correspondientes o la fecha del balance que ha de ser dictaminado. En algunos casos puede aceptarse la confirmación antes o después de esta fecha, siempre que el auditor considere que el período de diferencia no es demasiado largo teniendo en cuenta la rapidez de rotación de los adeudos y el control interno en riesgo.
Para facilitar la respuesta del deudor se acostumbra preparar la carta en tal forma que muestra un talón desprendible en el que lo único que debe hacer el deudor, en caso de estar conforme, es firmar; también se acostumbra incluir un sobre timbrado y rotulado para facilitar y obtener una respuesta inmediata. En los remitentes y en los sobres rotulados se imprime la dirección del auditor que es quién deberá recibir las respuestas (o devoluciones), directamente.
En este procedimiento es común que se reciban respuestas que muestran inconformidad con su saldo, y desde luego, son las que requieren de mayor atención por parte del Auditor. Deben ser investigados cuidadosamente hasta satisfacerse de que efectivamente la inconformidad obedece a errores de apreciación del deudor o de que ciertamente existe un error en libros que debe ser corregido.
En este último caso la investigación de la causa del error es un trabajo adicional muy conveniente.
También es frecuente recibir cartas devueltas por el correo; ellas pueden ser indicio de cuentas incobrables, de saldos ficticios o simplemente de errores en el directorio de clientes de la empresa, en todo caso deben aclararse satisfactoriamente y cuando proceda debe efectuarse un segundo envío.
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